What is PR? Essential knowledge for beginners
Table of contents [Show]
- I. Tổng quan về PR (Public Relation – Quan hệ công chúng)
- II. PR là gì?
- III. Tầm quan trọng của PR với các doanh nghiệp
- IV. Phân biệt PR, Quảng cáo và Marketing
- V. PR là làm gì? 5 hoạt động chính của PR
- VI. Các bước để xây dựng chiến lược PR
-
VII. 9 chiến thuật PR hiệu quả
- 1. Sự kiện doanh nghiệp - Business Events
- 2. Quan hệ cộng đồng - Community Relations
- 3. Trách nhiệm doanh nghiệp và xã hội - Corporate and Social Responsibility
- 4. Quản lý khủng hoảng - Crisis Management
- 5. Thông tin về các cuộc tấn công trực tuyến - Cyber Threat Intelligence
- 6. Quan hệ nội bộ - Employee Relations
- 7. Quan hệ truyền thông - Media Relations
- 8. Tiếp thị trên các kênh truyền thông - Social Media Marketing
- 9. Influencers Marketing
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đều đang tận dụng PR như một công cụ chiến lược để xây dựng và bảo vệ hình ảnh thương hiệu của mình. Không chỉ đơn thuần giao tiếp, PR còn giúp doanh nghiệp tạo ra được giá trị lâu dài về niềm tin, sự yêu thích với công chúng, từ đó khẳng định được vị thế trên thị trường. Vậy PR là gì và tại sao điều này lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về PR trong bài viết này để biết cách vận dụng, nâng cao hiệu quả trong công việc của mình.
I. Tổng quan về PR (Public Relation – Quan hệ công chúng)
Lịch sử phát triển của ngành PR
Ngành quan hệ công chúng (PR) không phải là một khái niệm mới, mà đã có một lịch sử phát triển lâu dài từ những giai đoạn sơ khai của giao tiếp và truyền thông:
1. Thế kỷ XVII và XVIII
Các hình thức báo chí, ấn phẩm bắt đầu xuất hiện, góp phần quan trọng trong việc truyền tải thông tin có ảnh hưởng đến dư luận. Trong thời kỳ Cách mạng Mỹ, các tài liệu và bài báo như "Common Sense" của Thomas Paine đã đóng vai trò quan trọng trong việc huy động sự ủng hộ từ công chúng.
2. Thế kỷ XX
Ngành PR hiện đại được cho là bắt đầu từ đầu thế kỷ hai mươi cùng với sự tiên phong của những tập thể, cá nhân xuất chúng. Vào năm 1807, Thuật ngữ “Public Relation” (quan hệ công chúng) đã được Thomas Jefferson (1743 – 1826) – Tổng thống thứ 3 của Hoa Kỳ, viết vào bản Tuyên ngôn độc lập đầu tiên 1776.
Xuyên suốt thế kỷ hai mươi, hai nhà Truyền thông xuất sắc là Ivy Lee (1877 – 1934), Edward Bernays (1891-1995) đã vận dụng các khái niệm, quy tắc của PR cơ bản để thực hiện những chiến dịch nổi tiếng, giúp thay đổi quan điểm, định hình của công chúng và đặt “nền móng" cho ngành PR hiện đại.
Nửa sau thế kỷ hai mươi chính là thời kỳ phát triển thịnh vượng của ngành Quan hệ công chúng với sự ra đời của các công ty PR và hiệp hội PR nổi tiếng. Cùng với sự phát triển ngày càng tăng của những người hành nghề PR, họ đã lập ra các tổ chức chung nhằm thiết lập các tiêu chuẩn đạo đức và nghề nghiệp, trao đổi về các xu hướng PR mới nhất. Có thể kể đến như:
- Hiệp hội Quan hệ công chúng Hoa Kỳ (1947)
- Học viện Quan hệ Công chúng (hiện là Học viện Quan hệ Công chúng Đặc quyền) ở London (1948)
- Hiệp hội Quan hệ Công chúng Quốc tế (1955)
- Hiệp hội Quan hệ công chúng và Truyền thông (PRCA) vào năm 1969
3. Thế kỷ XXI
Đến thế kỷ 21, PR đã trở thành một ngành công nghiệp toàn cầu với nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như PR doanh nghiệp, PR sản phẩm, PR khủng hoảng, và PR kỹ thuật số. Sự bùng nổ của mạng xã hội và các nền tảng truyền thông số đã thay đổi hoàn toàn cách thức PR hoạt động, yêu cầu các chuyên gia PR phải linh hoạt hơn trong việc xây dựng và quản lý hình ảnh cho các thương hiệu và cá nhân.
II. PR là gì?
PR (được viết tắt từ Public Relations) hay Quan hệ công chúng là một lĩnh vực chuyên về quản lý thông tin giữa tổ chức (doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, chính phủ) và công chúng. PR không chỉ dừng lại ở việc truyền tải thông tin mà còn là nghệ thuật giao tiếp, nhằm tạo dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà đầu tư, nhân viên, truyền thông và cộng đồng.
Trong khi xây dựng thương hiệu (Branding) tập trung vào cách thức thể hiện của doanh nghiệp (hình ảnh, video, thiết kế UX/UI,...) hay tiếp thị (Marketing) là bán sản phẩm, mục tiêu của PR lại hướng tới sự nhận thức, ấn tượng của công chúng với chủ thể bạn đang thực hiện (doanh nghiệp, cá nhân).
Theo lời của Kirk Hazlett, một Thành viên của Hiệp hội Quan hệ Công chúng Hoa Kỳ:
“PR giống như một “dịch vụ mai mối”. PR sẽ giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của bạn đến với những công chúng có khả năng quan tâm nhất. Nếu như phù hợp sẽ hình thành một mối quan hệ tốt với khách hàng. Quan hệ công chúng tập trung vào khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng của doanh nghiệp, hiểu những gì bạn muốn họ biết hoặc làm gì sau khi nhận được thông tin bạn cung cấp.
III. Tầm quan trọng của PR với các doanh nghiệp
Đối với tất cả các doanh nghiệp, dù có quy mô hay hoạt động trong lĩnh vực gì, PR thực sự là một công việc quan trọng để giao tiếp và xây dựng hình ảnh trong mắt công chúng.
Theo Pew Research Center (Trung tâm nghiên cứu của Hoa Kỳ về các vấn đề, thái độ và xu hướng đang hình thành trên thế giới) , chỉ 27% người trưởng thành ở Mỹ tin tưởng vào thông tin họ tìm thấy trên mạng xã hội. Nhưng 56% tin tưởng vào các phương tiện truyền thông quốc gia, và 75% tin tưởng vào các cơ quan báo chí địa phương.
Với các chuyên gia PR, họ sẽ biết cách “kể chuyện" tài tình thông qua các chiến dịch hay các kênh truyền thông hợp lý, tiếp cận tối đa với tệp khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới. Khi thông điệp đã được lan tỏa rộng rãi, khách hàng sẽ có niềm tin và “nghiêng” lựa chọn của mình tới doanh nghiệp nào xuất hiện trong tâm trí của họ nhiều nhất. Bên cạnh đó, sự trung thành của khách hàng cũng được “nuôi dưỡng” nhờ những hoạt động PR liên tục, tạo ra hành động trao đổi thông tin hay thảo luận trong cộng đồng công chúng mục tiêu.
Trong thời đại thông tin lan truyền ngày càng khó kiểm soát, một nội dung sai lệch có thể khiến hình ảnh doanh nghiệp gây dựng trong suốt nhiều năm sụp đổ nhanh chóng. Chính vì thế, quản lý danh tiếng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất với những người làm PR. Trước những tình huống bất lợi với doanh nghiệp, PR giúp giảm thiểu, xoa dịu sự công kích từ phía công chúng và xử lý khủng hoảng một cách hiệu quả.
IV. Phân biệt PR, Quảng cáo và Marketing
Bất kể là newbie hay đã có kinh nghiệm lâu năm, rất nhiều người sẽ nhầm lẫn giữa 3 khái niệm: PR, Quảng cáo và Marketing. Phân biệt quảng cáo và PR? PR là gì trong Marketing? Quảng cáo và PR khác nhau như thế nào? Phân biệt Marketing và Quảng cáo? Tất tần tật sẽ được TUBRR giải thích dưới đây:
Marketing | Quảng cáo | PR | |
Cấp độ | Nhiều hình thức triển khai, trong đó có Quảng cáo và PR. | Nằm trong Marketing. | Nằm trong Marketing. |
Mục tiêu | Tác động, thay đổi hành động mua hàng của công chúng, giúp doanh nghiệp gia tăng thị phần. | Tác động đến nhận thức của công chúng, gia tăng nhận diện thương hiệu. | Tác động đến nhận thức, ấn tượng của công chúng tới doanh nghiệp; xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực trong mắt công chúng. |
Công chúng mục tiêu | Bao gồm công chúng mục tiêu của Quảng cáo và PR. | Khách hàng mục tiêu. | Khách hàng mục tiêu, báo chí, nhà đầu tư, nhân viên, v.v. |
Cách thức triển khai | Marketing 4P bao gồm: Sản phẩm, Giá bán, Kênh phân phối, Truyền thông (trong đó bao gồm quảng cáo và PR). | Thực hiện hoạt động quảng cáo: thiết lập mục tiêu, phân tích công chúng mục tiêu, phân tích và lựa chọn kênh truyền thông phù hợp, xây dựng thông điệp truyền thông, tổ chức triển khai, đánh giá,... | Phụ thuộc vào chiến lược Marketing của doanh nghiệp như: Quan hệ trong nội bộ và ra bên ngoài (công chúng, báo chí, cộng đồng, nhà đầu tư,...), Quản trị vấn đề/khủng hoảng, tổ chức sự kiện |
Ý định thuyết phục | Cả hai | Trực tiếp thuyết phục công chúng mua sản phẩm, dịch vụ thông qua hình ảnh, ngôn ngữ,... | Hình ảnh sản phẩm, thương hiệu lồng ghép khéo léo, gián tiếp thông qua các hoạt động truyền thông, không tác động ý định mua trực tiếp. |
Tâm lý tiếp nhận của công chúng | Cả hai | Không hứng thú và lướt qua khi tiếp nhận thông điệp từ các hình ảnh, hoạt động quảng cáo. | Dễ dàng đón nhận thông điệp truyền thông.
|
V. PR là làm gì? 5 hoạt động chính của PR
Quan hệ công chúng (PR) là một lĩnh vực đa dạng với nhiều hoạt động khác nhau nhằm xây dựng và duy trì hình ảnh của tổ chức hoặc cá nhân trước công chúng. Dưới đây là 5 hoạt động chính của PR.
1. Quan Hệ Truyền Thông (Media Relations)
Quan hệ truyền thông là hoạt động nền tảng của PR, nhằm xây dựng mối quan hệ tốt với các phương tiện truyền thông để đảm bảo thông tin về tổ chức được truyền tải chính xác và tích cực.
- Soạn thảo và phát hành thông cáo báo chí.
- Tổ chức họp báo và các buổi gặp gỡ báo chí.
- Trả lời phỏng vấn và cung cấp thông tin cho nhà báo.
- Theo dõi và phản hồi các tin tức liên quan đến tổ chức.
2. Quản Lý Khủng Hoảng (Crisis Management)
Quản lý khủng hoảng là hoạt động quan trọng giúp tổ chức xử lý các tình huống bất ngờ có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh.
- Lên kế hoạch và kịch bản xử lý khủng hoảng.
- Phát triển thông điệp nhất quán và rõ ràng.
- Giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với các bên liên quan.
- Đánh giá và rút kinh nghiệm sau khủng hoảng.
3. Truyền Thông Nội Bộ (Internal Communication)
Truyền thông nội bộ nhằm xây dựng sự đồng thuận và gắn kết trong tổ chức, tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
- Phát hành bản tin nội bộ và email thông tin.
- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và sự kiện nội bộ.
- Phát triển các kênh giao tiếp nội bộ như mạng nội bộ (intranet), bảng tin.
- Khuyến khích sự tham gia và đóng góp của nhân viên.
4. Quan Hệ Cộng Đồng (Community Relations)
Quan hệ cộng đồng tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng xung quanh, thể hiện trách nhiệm xã hội của tổ chức.
- Tham gia và tài trợ các sự kiện cộng đồng.
- Thực hiện các dự án từ thiện và hoạt động xã hội.
- Tổ chức các chương trình giáo dục và nâng cao nhận thức cộng đồng.
- Hợp tác với các tổ chức phi lợi nhuận và chính quyền địa phương.
5. Quảng Bá Thương Hiệu (Brand Promotion)
Quảng bá thương hiệu là hoạt động nhằm tăng cường nhận thức và xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực trong mắt công chúng.
- Thực hiện các chiến dịch quảng bá sản phẩm và dịch vụ.
- Phát triển nội dung truyền thông hấp dẫn và có giá trị.
- Sử dụng mạng xã hội và các kênh truyền thông số để tương tác với khách hàng.
- Hợp tác với các đối tác và người có tầm ảnh hưởng (influencers) để quảng bá thương hiệu.
VI. Các bước để xây dựng chiến lược PR
1. Nghiên cứu các yếu tố nội bộ và bên ngoài
Hãy bắt đầu phân tích mô hình, quá trình hoạt động doanh nghiệp của bạn từ những ngày đầu mới thành lập để nghiên cứu yếu tố thương hiệu. Điều này có thể bao gồm
- Theo dõi các đề cập trên truyền thông
- Xem xét mối quan hệ với Influencers và kết quả
- Đánh giá tương tác trên các kênh Social và lưu lượng truy cập
- Phân tích chân dung khách hàng
Tiếp theo, hãy phân tích chân dung đối thủ trong lĩnh vực hoạt động để đánh giá điểm yếu cũng như điểm mạnh mà doanh nghiệp của bạn có thể học hỏi theo. Khi kết thúc quá trình nghiên cứu, hãy liệt kê các yếu tố nội bộ cũng như bên ngoài đã và đang ảnh hưởng tới thương hiệu của bạn, bao gồm:
- Thay đổi tính năng, sản phẩm hoặc giá cả
- Thay đổi trong phân phối
- Thay đổi mô hình hoạt động
- Các yếu tố pháp lý
- Tình hình hính trị
- Biến động kinh tế
- Xu hướng
- Tiến bộ công nghệ
2. Phác thảo mục tiêu
Trước khi “xắn tay" vào các chiến thuật chính, hãy lập mục tiêu cho chiến dịch của bạn. Điều này rất quan trọng để giúp chiến dịch của bạn có hướng đi dài hạn đúng đắn, đạt được hiệu quả nhất định:
- Xác định mục tiêu của chiến dịch
- Phân tích chân dung đối tượng mục tiêu
- Thông điệp chính muốn truyền tải
- Các kênh truyền thông
- Công cụ theo dõi, phân tích
3. Xác định thời điểm cho chiến dịch
Sự thành công của 1 chiến dịch PR phụ thuộc vào thời điểm mà thông điệp tiếp cận tới công chúng. Vì vậy, hãy tạo một lịch trình rõ ràng cho chiến dịch của bạn, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Hãy chắc chắn ghi chú các ngày lễ và các mốc quan trọng với ngành của bạn.
Ví dụ, mùa mua sắm cuối tháng 11 như: Black Friday, Giáng sinh,... là thời điểm “vàng" để tiếp cận công chúng với các doanh nghiệp thương mại điện tử.
4. Chọn các chiến thuật quan hệ công chúng phù hợp
Sau khi đã trả lời xong hai câu hỏi “When" và “Why", đã đến lúc xác định những chiến thuật nào sẽ tốt nhất cũng như phù hợp theo kế hoạch của bạn.
5. Theo dõi kết quả của bạn
Khi bạn đã lựa chọn xong chiến thuật, hãy quyết định cách bạn sẽ đo lường kết quả. Quan hệ công chúng (PR) không phải là một nghiên cứu khoa học có kết quả con số rõ ràng, chính vì thế việc đo lường nhận thức, tâm lý của công chúng có thể phức tạp hơn rất nhiều. Bạn có thể theo dõi các kết quả như: Lượt tương tác các kênh Social, lượt view trên Báo chí, phản hồi của công chúng, tỷ trọng SEO,...
Hầu hết các số liệu PR đều đánh giá nhận thức, do đó khó có thể kết nối trực tiếp hiệu quả doanh thu của công ty với các chiến dịch quan hệ công chúng. Vì lý do này, bạn nên chọn một loạt KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh của mình.
Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp của bạn muốn nâng cao nhận thức về thương hiệu. Các KPI như tăng tỷ lệ lưu lượng truy cập trang web cùng với những đề cập, thảo luận của công chúng, có thể cho thấy mối liên hệ trực tiếp giữa chiến dịch PR và mục tiêu kinh doanh.
VII. 9 chiến thuật PR hiệu quả
1. Sự kiện doanh nghiệp - Business Events
Các sự kiện doanh nghiệp là cơ hội tuyệt vời để tiếp thị sản phẩm, dịch vụ và tăng cường nhận diện về thương hiệu của bạn.
Doanh nghiệp của bạn có thể tự tổ chức hoặc tham gia sự kiện bên ngoài với tư cách khách mời. Doanh nghiệp của bạn có thể tiếp cận được với các tệp khách hàng tiềm năng, bên cạnh đó còn có cơ hội gia tăng tình cảm với khách hàng hiện tại khi gặp gỡ trực tiếp.
Chắc chắn mỗi khi tham gia sự kiện, doanh nghiệp của bạn sẽ có người đại diện lên phát biểu. Hãy đảm bảo rằng bài phát biểu đó đầy đủ mọi thông tin tổng quan cũng như tầm nhìn, sứ mệnh, lĩnh vực hoạt động; giúp nâng cao vị thế thương hiệu doanh nghiệp của bạn tại sự kiện.
2. Quan hệ cộng đồng - Community Relations
Quan hệ cộng đồng đề cập đến việc xây dựng mối quan hệ tích cực với cộng đồng địa phương xung quanh doanh nghiệp của bạn.
Điều này có thể bao gồm: hoạt động từ thiện, quyên góp, giảm giá đặc biệt hoặc bất cứ điều gì xây dựng mối quan hệ bền chặt với cộng đồng và củng cố lòng trung thành của khách hàng
Trách nhiệm doanh nghiệp và xã hội tương tự như quan hệ cộng đồng, nhưng nó tập trung hơn vào tính đạo đức, trách nhiệm trong các hoạt động từ thiện - kinh doanh và giá trị đóng góp tới xã hội. Đây là một chiến thuật của PR, giúp công chúng có “cái nhìn” thiện cảm, tích cực tới thương hiệu của bạn.
4. Quản lý khủng hoảng - Crisis Management
Quản lý khủng hoảng là hoạt động đánh giá, giải quyết và xử lý những vấn đề tiêu cực có thể hủy hoại hoàn toàn danh tiếng, hình ảnh thương hiệu của bạn.
Trong trường hợp công ty của bạn gặp khủng hoảng truyền thông, PR sẽ cần phải xử lý vấn đề một cách nhanh chóng, nhất quán và có chiến lược. Với một số công cụ PR nhất định, bạn có thể ngăn chặn khủng hoảng thông qua việc theo dõi các cuộc thảo luận trên các trang mạng xã hội, kiểm tra chất lượng của tài liệu truyền thông đang gặp sai sót.
5. Thông tin về các cuộc tấn công trực tuyến - Cyber Threat Intelligence
Tại báo cáo rủi ro của Diễn đàn Kinh tế Thế giới năm 2021 (World Economic Forum's 2021 Risk Report), an ninh mạng nằm trong top 5 nguy hiểm toàn cầu. Không chỉ có những rủi ro về tài chính mà các cuộc tấn công mạng có thể ảnh hưởng đáng kể tới nhận thức của công chúng tới thương hiệu.
Công việc xử lý các cuộc tấn công của tin tặc cũng nằm trong chiến thuật Quản lý khủng hoảng đã đề cập phía trên. Người làm PR cần biết cách xây dựng mối quan hệ với các chuyên gia công nghệ với Influencers, những người có tầm ảnh hưởng trong ngành. Điều này có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn hạn chế ăn “gậy" từ các cuộc tấn công và có cơ chế bảo vệ tốt hơn.
6. Quan hệ nội bộ - Employee Relations
PR nội bộ là hoạt động giao tiếp và xây dựng nhận thức tích cực của nhân viên về công ty của bạn.
Quá trình này có thể bao gồm xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tổ chức các sự kiện nội bộ, đào tạo dành cho nhân viên. PR nội bộ không chỉ giúp nhân viên trong công ty có động lực làm việc, gắn bó lâu dài mà còn cải thiện đáng kể chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn, tạo dựng được hình ảnh tích cực với công chúng.
7. Quan hệ truyền thông - Media Relations
Quan hệ truyền thông đề cập đến việc xây dựng mối quan hệ tích cực với các nhà báo, nhà xuất bản và các cơ quan báo chí khác.
Quá trình này thường bao gồm viết thông cáo báo chí, tổ chức thông cáo báo chí và lên lịch phỏng vấn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp và sản phẩm của bạn được biết đến nhiều hơn mà còn khuyến khích giới truyền thông tiếp thị thương hiệu của bạn miễn phí.
Đối với hầu hết các công ty, mạng xã hội có thể là một công cụ PR hữu ích. Đó là một cách hiệu quả để thu hút người theo dõi, chuyển đổi khách hàng, chia sẻ nội dung của bạn và giải quyết khủng hoảng.
Cho dù bạn đang chia sẻ bài đăng với khán giả hay tương tác với một khách hàng, hoạt động truyền thông xã hội của bạn đều được mở cho công chúng. Đó là lý do tại sao việc có chiến lược truyền thông trên các kênh mạng xã hội, giúp thông tin liên lạc của bạn nhất quán, tích cực và đảm bảo tính chính xác.
9. Influencers Marketing
Influencers - những người có ảnh hưởng, đóng một vai trò mạnh mẽ trong PR và tiếp thị. Hiện nay, Influencers sẽ được phân loại theo tầm ảnh hưởng cũng như lượt theo dõi trên các kênh mạng xã hội của họ như: Celebrity, KOLs, Nano-influencer, Micro-influencer ,…
Trong nhiều doanh nghiệp, người làm PR sẽ cần phải xây dựng mối quan hệ tốt với Influencers. Khi doanh nghiệp có sản phẩm hay ra mắt chiến dịch mới, Influencers sẽ trở thành “cầu nối" với tệp khách hàng của họ. Một chiến lược booking phù hợp sẽ giúp cho hình ảnh thương hiệu của bạn đi sâu vào từng “ngách”, phủ được rộng rãi thị trường.
Booking KOL, KOC với Tubrr Việt Nam
Tự hào có một mạng lưới kết nối hàng trăm Nhà sáng tạo và Thương hiệu nổi tiếng trên thế giới, TUBRR cung cấp đa dạng các giải pháp quảng bá đầy tính sáng tạo và nhân văn, cùng các nhãn hàng tạo nên những điều kỳ diệu.
Là một trong hai MCN hoàn chỉnh đầu tiên tại Việt Nam, TUBRR cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ chuyên nghiệp chất lượng cao dành cho các nhà sáng tạo bao gồm:
- Quản lý nhà sáng tạo
- Hỗ trợ và phát triển kênh
- Sản xuất nội dung phái sinh
- Booking KOL, KOC
- Phân phối âm nhạc trên nền tảng số
- Cung cấp các Workshop đào tạo cao cấp chia sẻ kiến thức về hoạt động sản xuất và kinh doanh trên nền tảng YouTube
Liên hệ ngay với TUBRR tại:
NEWSLETTER 
Don't miss out on the latest weekly updates and useful posts — subscribe today!